(Op gezette tijden publiceert Ruud de Boer tips en suggesties die u kunnen helpen bij uw FSC-werkzaamheden. Deze keer staan “FSC inkoopdocumenten” centraal.)
Het FSC COC-certificaat is een certificaat dat moet garanderen dat het betreffende gecertificeerde bedrijf op een juiste manier FSC materialen inkoopt, verwerkt en vervolgens verkoopt. Met andere woorden: het FSC COC-certificaat moet garanderen dat het FSC certificaat goed wordt “doorgegeven” in de handelsketen.
Controleren van FSC inkoopdocumenten
Vandaar dat het controleren van FSC inkoopdocumenten zoals pakbonnen en inkoopfacturen zo’n belangrijk onderdeel is binnen de FSC standaard. Bij dit aspect komen dan ook tijdens een FSC audit de meeste fouten voor, bijvoorbeeld omdat een leverancier zijn “COC-nummer” niet of verkeerd vermeld heeft op een pakbon en/of de factuur. Als kopende partij heeft u dus feitelijk niets verkeerd gedaan als u van een ander zulke foute FSC inkoopdocumenten ontvangt, maar het wordt uw fout als u niet opmerkt dat deze FSC inkoopdocumenten niet in orde zijn! Daarom de volgende tips:
Waar moet u op letten bij FSC-inkoopdocumenten? Een FSC pakbon/inkoopfactuur onderscheidt zich van een gewone pakbon/inkoopfactuur door de volgende elementen:
Product
Er moet een duidelijk product genoemd worden op de factuur (meerdere mag natuurlijk ook). Een simpele vermelding “MDF” volstaat dus niet, immers het is dan niet duidelijk wat voor soort MDF-plaat het betreft (dikte, afmeting etc.). Uiteraard is ook de kreet “2e termijn betaling” niet goed, omdat helemaal geen product genoemd wordt.
Hoeveelheid
Er moet voor elk product duidelijk aangegeven zijn welke hoeveelheid is geleverd. De eenheid van deze hoeveelheid mag de voor dat product meest gebruikelijke zijn (m1, m2, m3, KG, Stuks, etc.)
FSC claim
Er moet een complete FSC-claim genoemd worden. Voor elk FSC product op een leveringsdocument moet duidelijk zijn welke FSC claim van toepassing is; zodra u twijfelt of een bepaald product wel gecertificeerd is of welke FSC claim van toepassing is, weet u dus dat dát document niet voldoet.
De meest voorkomende correcte FSC claims zijn:
FSC 100%
FSC Mix Credit
FSC Mix 70%
FSC Recycled 100%
FSC Recycled Credit
FSC Recycled 85%
COC-nummer
Tot slot moet het COC-nummer van de leverancier op FSC inkoopdocumenten vermeld zijn. Let erop dat dit op de juiste wijze gebeurt, bijvoorbeeld: CU-COC-012345. De “CU” staat voor de certificerende instelling die het betreffende bedrijf gecertificeerd heeft. Dit kan dus per bedrijf verschillen: veel voorkomende aanduidingen in Nederland zijn: SCS, SGSCH, CU en SKH. Maar internationaal komen ook aanduidingen als RA en SQS voor.
Let er in elk geval op dat de algemene notatie overeenkomt met het voorbeeld hierboven.
Voor alle duidelijkheid: een FSC pakbon/factuur moet ook de gebruikelijke informatie bevatten, zoals naam en adres van de geadresseerde, naam en adres van de afzender, datum, etc.
