Een FSC- of PEFC-audit draait om de vraag of het certificeringssysteem binnen een bedrijf goed werkt. De auditor kijkt niet alleen of er procedures op papier staan, maar vooral of deze procedures ook daadwerkelijk worden gevolgd en dat op de juiste wijze FSC- of PEFC-claims worden doorgegeven aan de klant. Een goede voorbereiding voorkomt verrassingen en herstelwerk achteraf.
Bij een audit worden altijd alle onderdelen van de FSC- en/of PEFC-standaard gecontroleerd. Denk aan inkoopdocumenten, verkoopfacturen, leveranciersgegevens, productgroepen, voorraadbeheer en interne verantwoordelijkheden. De auditor gaat bijvoorbeeld controleren of gecertificeerd materiaal correct wordt ingekocht en dat claims op documenten kloppen.
Een belangrijk onderdeel is de controle van leveranciers. Wanneer een bedrijf FSC- of PEFC-gecertificeerd materiaal inkoopt, moet duidelijk zijn of de leverancier op het moment van levering gecertificeerd was en welke claim op de documenten staat. Ook verkoopdocumenten moeten zorgvuldig worden gecontroleerd. Een foutieve claim op een factuur zal er tijdens de audit toe leiden dat de auditor een “afwijking” moet opschrijven.
Daarnaast is interne duidelijkheid belangrijk. Wie beheert het certificeringssysteem? Wie controleert de inkoop? Wie zorgt dat verkoopdocumenten juist zijn? En weten medewerkers wat ze moeten doen wanneer gecertificeerd en niet-gecertificeerd materiaal binnen hetzelfde bedrijf aanwezig is?
Een praktische auditvoorbereiding begint daarom met een interne controle. Loop enkele recente orders na, controleer de documenten en kijk of de werkwijze overeenkomt met de procedures. Vaak komen kleine verbeterpunten dan al snel naar voren.
FSC en PEFC certificering hoeven niet ingewikkeld te zijn, zolang het systeem overzichtelijk is ingericht. Het beste systeem is niet het dikste handboek, maar een werkwijze die medewerkers begrijpen en consequent toepassen.